אם תשאלו מנהל IT כיצד מצטיירת בראשו התמונה האולטימטיבית של הארגון שלו, תגלו, כי לרוב, מדובר בטכנולוגיות מתקדמות, מערכות מידע חדישות, פלטפורמות נוחות והמון "מחשוב". אם תשאלו את השאלה הזהה מנהל, איש הדרג האדמיניסטרטיבי, או את סמנכ"ל השיווק של הארגון, תקבלו תשובות שונות לגמרי. כל אחת מהתשובות האלו נשענת על הגורמים המפעילים את כל אחת מהשכבות האלו בארגון. הסיכויים רבים לכך, שכאשר תקשו בשאלה ממקדת ותכוונו את הנשאל לכיוון מערכת המחשוב הארגוני, התשובה תהיה משיכת כתפיים או אמירה בסגנון "לא יודע בדיוק, אבל כלים שישרתו את הצרכים המנהלתיים/העסקיים/האדמיניסטרטיביים שלי ושל המחלקה שלי" (מחקו את המיותר). כך, בעצם, נוצר מצב שלכל אחד מהמנהלים בארגון חזון משלו ותפישה שונה, ורק לעיתים רחוקות החזונות והצרכים מתאחדים ויוצרים סינרגיה לתועלת הארגון.
מערכות מידע ארגוניות
מערכות מידע אינן יוצאות דופן בתמונה ארגונית זו, שכן אך טבעי הוא שמנהל IT יחפוץ בטוב ביותר (לדעתו, כמובן) עבור הארגון שלו, בעוד צרכי המנהלים והמחלקות השונות בארגון, עלולים להיות שונים, ולעיתים, אף מנוגדים. לכן, אפיון מערכת מידע יעיל אסור לו להיעשות אך ורק על ידי מחלקה ספציפית בארגון. שכן, על אף הרצון הטוב וההשתדלות, סמנכ"ל השיווק בארגון (למשל) לעולם לא יצליח לצאת לגמרי מעמדת "שיווק" ולראות את הנדרש באספקטים האחרים.
מהו משקלו של האפיון במערכות מידע?
האמת היא, כי כל החלטה הנוגעת לכלל המחלקות בארגון מצריכה ביצוע אפיון מדויק, אבל כאשר מפתחים מערכת מידע חדשה (או משנים/משפרים/מחליפים את המערכת הקיימת) לאפיון מוצלח ומפורט משקל רב אף יותר מהרגיל, שהרי המידע הוא המנוע המפעיל את הארגון והמערכת שמטפלת בו צריכה להתאים לארגון וצרכיו במדויק, ולא רק בערך. כ"אפיון מוצלח" נחשב אפיון הכולל בתוכו את הצרכים והדרישות של החתך הרוחבי הארגוני, תוך כדי התחשבות במגבלות הארגון. אפיון כזה, יתייחס למשל, לצרכיה של מחלקת השיווק בארגון, דרך שאלות כמו: איזה מידע יסייע למחלקה בהגדלת נפח המכירות? לאיזה מידע היא זקוקה כדי להצליח בשימור לקוחות? ולדרג העסקי, בשאלות שנקודת הכובד שלהן היא אחרת, לדוגמה: לאיזה מידע נזקק מנהל כדי לקבל החלטות עסקיות מבוססות יותר? או מה יכלול לוח המכוונים (הדש-בורד) האופטימאלי של מערכת המידע, כדי שהתחזיות תהיינה אמינות?
לסיכום:
כפי שניתן להבין, כיום, מערכות המחשוב והמידע בארגונים כבר אינן נחלתם הבלעדית של אנשי ה-IT בארגונים והעיסוק בהן נוגע לכל הדרגים בארגון. החל ממשתמש הקצה (העובדים, שלעיתים, הרגלי עבודתם או מגבלותיהם עלולים להוות אתגר הטמעה לא קטן), דרך המחלקות השונות הקיימות בארגון (שיווק, מכירות, מוקד שירות, כוח אדם, כספים וכד') וכלה במנהלים בארגון (שחלקם חובשים שני כובעים, האחד, מקצועי – כמנהל מחלקה או תחום, והשני, עסקי – כחבר בדרג המנהל) אשר נזקקים לתמונת מצב כוללת ומלאה ככל האפשר, בכל אחד משני הכובעים שלהם. אפיון מדויק ומפורט של מערכות מידע יכול לסייע לענות על כל הדרישות ולצמצם את הסיכויים שמערכת כזו תהפוך ל"פיל לבן" ארגוני.
