מה כדאי לקחת בחשבון כשבוחרים מערכת ניהול מלאי?

תוכן עניינים

רובנו עוד זוכרים את ה”מכולתניק” המיתולוגי של ילדותנו. היה לו עט פלסטיק כחול תקוע מאחורי האוזן, ופנקס שחור ועבה. בכל פעם שלקוח סיים את הקניות שלו, היה משתהה לדקה, שולף את העט מאחורי אוזנו, מסמן בפנקס השחור קו אחד מאונך בשורה של הפריט שנקנה, ורק לאחר מכן, היה מתפנה ללקוח הבא. בסוף כל יום, היה מסכם את כל הפריטים שנקנו, מחסר אותם מרשימת המוצרים הקיימים, וכך ידע מה הוא צריך להזמין ומתי.
השנים חלפו, המכולות הישנות התחלפו ברובן בסופרמרקטים גדולים וחדישים, ואת העט והפנקס השחור החליפה מערכת משוכללת לניהול מלאי.

אם יש לך מלאי, ואתה זקוק למערכת שתנהל אותו, אלה הן כמה נקודות שכדאי לחשוב עליהן בבואך לבחור תוכנה לניהול מלאי בארגון שלך:

  1. ממשק ידידותי למשתמש – אין טעם רב במערכת משוכללת, אם ממשק קלט הפריטים או ממשק פילוח הדוחות שלה הם מסורבלים ומאלצים את המשתמש להתאמץ כדי לבצע את המשימה. מערכת כזו נידונה מראש סלע מחלוקת בין בעובדים להנהלה, לכן, מומלץ מראש למצוא את שביל הזהב בין מערכת סופר-משוכללת (ועתירת פונקציות) למערכת פשוטה וידידותית.
  2. יישום ניהול מלאי אוטונומי או מודול במערכת כוללת – במידה ויש לארגון שלך צורך במערכת כוללת (למשל, ERP), מומלץ לבדוק האם מודול ניהול המלאי שלה עונה על צרכיך. ככלל, תמיד כדאי להעדיף מודול מתממשק אורגנית ולא יישומים נפרדים ה”זרים” זה לזה ועלולים שלא לתקשר ביניהם.
  3. מחסן אחד או יותר – במידה ויש לארגון יותר ממחסן אחד, ניהול ושליטה במלאי מחסנים מרוחקים הוא גורם חיוני במערכת כזו, על מנת לאפשר העברה של פריטים לפי דרישה בין המחסנים השונים ואפשרות בקרה בזמן אמת על כל אחד מהמחסנים.
  4. תקשורת לקוחות מול אינטרנט – במידה ולארגונך אתר אינטרנט/חנות וירטואלית, מומלץ לבדוק האם למערכת מודול בקשות RMA (Return merchandise authorization), המאפשר ללקוחות לפתוח בקשות להחזרת מוצרים ולקבל אישור מיידי דרך האינטרנט.
  5. הפרטים של הפריטים – שינויים שהתבצעו בפרטי הפריט, היסטורית הזמנות ופילוח לפי לקוח/ספק, עצי מוצר, מחירים קודמים, כמויות מינימום להתרעה- כל אחד מהאלמנטים האלה, וכולם גם יחד, מאפשרים לך לקבל תמונת מצב כוללת ורחבה ככל האפשר.
  6. פריט אחד בתעודות שונות – חשוב לשים לב כי המערכת יודעת “לסגור שורה” אוטומטית בתעודות שונות המקושרות לפריט (למשל, גריעה מסה”כ המוצרים המסופקים ללקוח בתעודת המשלוח וכד’).
  7. קליטת החזרות מרוכזת לספק – אין הצדקה (כלכלית ואדמיניסטרטיבית) לשלוח כל פריט בודד המוחזר לספק. לכן, מערכת משוכללת יודעת לרכז את הפריטים המוחזרים ב”קופסאות וירטואליות” עד לצבירת כמות פריטים המצדיקה משלוח, קריאה ל”קופסא” ושליחתה לספק.
בשורה התחתונה: ניהול מלאי בפנקס ועט (או, לחילופין, בקובץ אקסל) מתאים לך רק אם אין לך מלאי בעל נפח משמעותי ותנועה של פריטים לנהל. במידה וזה איננו המצב – כדאי לשקול מעבר לפיתוח תוכנה של מערכת לניהול מלאי המתאימה לצרכיך, אשר יכולה לחסוך לך זמן וכסף רב.

תוכן עניינים

הכתבה הועילה לכם? שתפו...

שיתוף ב facebook
שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב email
דילוג לתוכן