5 כללים להטמעה נכונה של תוכנה בארגון

תוכן עניינים

בעידן הטכנולוגי בו אנו חיים, לא רק זו שההתקדמות לטכנולוגיות חדישות יותר היא מאורע חשוב בחיי הארגון, אלא ששינויים כאלה אף מעוגנים בצרכי הארגון ומוכתבים על ידי המציאות שמסביבו, על ידי הלקוחות והשותפים העסקיים. נראה, כי אילולא היו נאלצים, ארגונים רבים היו ממשיכים להשתמש במערכת ההפעלה Windows 98SE ובאופיס שאבד עליו הכלח לפני שני עשורים לפחות. אחת הסיבות העיקריות לחשש מפני השינוי, בעיקר בארגונים מרובי עובדים וסניפים, הוא שלב ההטמעה. שלב זה, כאשר איננו מבוצע בצורה מחושבת, מודעת ונכונה, עלול להותיר את הארגון עם תוכנה או מערכת יקרה להפליא שאיננה ממלאת את ייעודה.

הטמעה נכונה של פתרונות מחשוב או תוכנה לעסקים

הטמעה מחושבת ויעילה נשענת על מספר כללים בסיסיים:

  • הטמעה הדרגתית ומותאמת – רובנו נחשבים ליצורים של הרגלים, שינוי גדול מידי עלול לגרום לנו לרתיעה אינסטינקטיבית מפני הגורם לשינוי והכרזה של “שברו את הכלים ולא משחקים”. פתרונות מחשוב מתקדמים מידי עלולים ליצור אצל העובדים את אותו האפקט. לכן, החלו, למשל, את ההטמעה במחלקה בה קיימת הפתיחות הטכנולוגית הגדולה ביותר והעובדים בה פתוחים לשינויים. עובדים כאלה, יוכלו בעתיד לשמש סוכני השינוי הטובים ביותר בארגון ולשכך את חששות שאר העובדים.
  • בניית תוכנית ומערך הדרכה התואם לרמות המשתמשים השונות – הדרכה מקיפה ומותאמת לרמות המשתמשים תסייע לארגון לצלוח את חבלי הלידה הראשוניים. אין צורך ליצור תוכנית הדרכה ספציפית לכל משתמש אלא ליצור מספר מנעדי ידע שיכילו את כל העובדים בארגון.
  • קביעת מדיניות וגיבוש נהלים – גיבוש מדיניות אסטרטגית ונהלי עבודה אשר נוגעים לכל האספקטים בעבודה על התוכנה בתחילת הדרך ואף בהמשכה תימנע תחושה של בלבול בדרגים השונים. יש ליצור ספריית מידע זמינה ונגישה שתסייע לעובדים להתמודד עם בעיות מינוריות וליצור הנחיות פניה והפניות לגופים הרלוונטיים בזמן בעיות גדולות יותר. ספריה זו יכולה להיות וירטואלית (בענן או בקובץ) או מודפסת, לפי נוחות המשתמשים.
  • טיפול חכם בהתנגדויות ובחששות – טמינת הראש בחול ואטימת אוזניים לקולות הנשמעים מתוך הארגון אף פעם איננה נחשבת לצעד חכם, על אחת כמה וכמה כאשר מדובר בהכנסת מערכת מחשוב או שילוב תוכנה שפותחה לעסק בארגון שאיננו הטרוגני מבחינת גישתו הטכנולוגית. חששות תמיד יצוצו ואם הם לא יטופלו כבר בשלב ההתחלתי בצורה שתשכך אותם, הם יתעצמו ויהפכו להתנגדויות ממשיות. לכן, מומלץ למנות אדם מטעם הארגון שיטפל בנושא ברמה הפסיכולוגית ויהווה “דלת פתוחה” לעובדים.
  • תכנון וציפיות ריאליות – תקופת ההטמעה והתקופה שבאה מיד לאחריה הינן תקופות בהן תפוקת העבודה בארגון תרד בצורה משמעותית. ירידה כזו שבסופו של דבר תביא לעלייה בתפוקה, הינה תוצאה ישירה של הזמן שלוקח לעובדים להתגבר על האתגרים הטכניים והנפשיים שהתוכנה מציבה בפניהם. לכן, מומלץ לקחת זאת בחשבון ולתכנן את ההטמעה לתקופה פחות בוערת בארגון.

הטמעה יעילה ומחושבת, הלוקחת בחשבון את כל המשתמשים בארגון, יכולה לצמצם בצורה ניכרת את הזעזועים העלולים להיגרם לארגון ואת אובדן התפוקה. הקפדה על הכללים יכולה לסייע לארגון שלך לעבור את החוויה בהצלחה.

תוכן עניינים

הכתבה הועילה לכם? שתפו...

שיתוף ב facebook
שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב email
דילוג לתוכן